Всем привет, первый свой пост на блоге я бы хотел посвятить бизнес-процессам и инструментам которые с 2013 года по сегодняшний 2019 год помогают мне в бизнесе.
Коротко озвучу сразу все, а далее по каждому подробнее:
1. Клиентская база.
2. Поток звонков(заказов).
3. Оплаты Учеников. (У вас вместо учеников может стоять Клиентов)
4. Управление продажами.
5. Гугл календарь.
А теперь подробнее и с картинками:
Конечно? все эти столбцы и бизнес-процессы я использую потому, что продаю сложную (экспертную) услугу. Для простой розничной продажи, типа продавать на проходном месте баночки с кока-колой и прочим? не факт что подойдёт. Да и для крупных продаж тоже? может? не всё это нужно (когда продавец один на один продаёт электросчётчики и небольшие электростанции директору завода например).
В других случаях Гугл Таблицы ( https://www.google.ru/intl/ru/sheets/about/ ), да и вообще гугл диск очень полезны. Чтобы попасть в гугл таблицы, которые являются частью гугл диска, нужно завести аккаунт на сайте: www.gmail.com , логин и пароль от которого будут вашими логином и паролем от всех сервисов гугла. Поэтому после регистрации запишите пароль в специальную тетрадочку для паролей - она вам ещё пригодится, хотя сейчас удобнее использовать те же гугл таблицы для хранения паролей.
I. "КЛИЕНТСКАЯ БАЗА".
Клиентская база стоит на первом месте, возможно потому, что и Клиенты стоят на первом месте. Её можно вести, для начала, или в гугл таблицах или в экселе. В Гугл таблице удобнее, потому что автоматически сохраняется и можно иногда просматривать со смартфона, если требуется. Важно сделать столбцы:
1. Номер(№)
Номер потенциального клиента/клиента в 99% случаев клиент (ученик), записывается 1 раз, далее во всей строке данные лишь пополняются.
2. Дата первого контакта
Когда вы первый раз с ним связались, созвонились, списались по заказу. А не по рекламе.
3. Фамилия
Фамилия Потенциального клиента/реального клиента, в этой таблице они никак не отличаются, так или иначе первые станут вторыми.
4. Имя
Имя потенциального клиента узнаётся при первом звонке.
5. Отчество
Отчество узнаётся при заключении договора на оплату услуги.
6. Телефон
Номер телефона клиента (далее я буду писать "клиента" имея ввиду и потенциального и реального, ведь в конечном счёте, продажа совершится и клиент станет вашим.)
7. E-Mail
Емайл адрес вашего клиента. Узнаётся под предлогом выслать полную секретную программу обучения, в вашем случае это может быть и коммерческое предложение или что-либо несущее пользу, например какие-то информационные материалы.
8. Страница в соц.сети
Узнаётся между делом после заключения договора. Такой вопрос есть в анкете клиента, которая заполняется сразу после заполнения договора и перед внесением оплаты.
9. Доп. тел. (Дополнительный телефон)
Не самое обязательное поле, скорее подстраховывающее. Когда нужно выйти на связь с клиентом и клиент находится в фазе получения услуги (а так как у нас с Екатериной Курсы рисования, то процесс может быть очень долгим)
10. Пояснение
Очень короткое пояснение, выясняемое при первом звонке: Сколько лет ученику, вы ли будете учиться (тот с кем говорится по телефону после оставления заявки), опыт в данной сфере, цель обучения... у вас это может быть что-то другое.
11. Дата рождения
Дата рождения ученика узнаётся при заключении договора, также есть и в анкете.
12. Ей/Ему интересно
Не самый важный пункт, сейчас я его не веду, т.к. пожелания записываю в "Потоке звонков (заказов)" - пункт оставшийся с тех времён, когда не было потока звонков (заказов), была только "Клиентская База" и "Оплата учеников".
13. Время удобное
Время удобное для занятий, сейчас не использую, т.к. это указываю в "Потоке звонков (заказов)"
14. Рекламный канал.
У клиента в конце первого разговора по телефону спрашивается: "Как вы о нас узнали?" он отвечает: "из интернета" или "Друзья рассказали", при ответе "из интернета" можно поспрашивать поконкретнее предлагая варианты... вы же знаете в каких каналах рекламируетесь. Это нужно, чтобы вычислить в каком из оплачиваемых каналов деньги расходуются эффективнее, а в каком они просто уходят не возвращаясь или едва окупая себя.
II. ПОТОК ЗВОНКОВ(ЗАКАЗОВ).
Здесь ведётся бизнес-процесс — учёт того о чём договорились с клиентом в моём случае это ученики, с которыми я договариваюсь о прохождении курса или ещё раньше договаривался о прохождении мастер-класса (МК). Это делается для того, чтобы была возможность вспомнить, о чём вы договаривались с клиентом, и если он сейчас оплатить не может или оплатил, но воспользоваться услугой может только после такого-то числа, такого-то месяца.
1. Дата и день недели.
Дата и день недели, очень важный элемент, поэтому и стоит на первом месте, чтобы была определённая хронология.
2. Фамилия
Фамилия потенциального, делающего первый раз или постоянного клиента.
3. Имя
Имя клиента.
4. Отчество
Отчество клиента.
5. Тип контакта
(Вконтакте / Whatsapp / Емайл / Личная встеча (В классе/офисе) / Звонок / Телеграм / СМС / Тинькоф (банк, через который вы выставили счёт на оплату клиенту))
У вас может быть и другая соц сеть, это не обязательно Вконтакте, просто наш бизнес мы начинали в соц. сети Вконтакте www.vk.com
6. Продут (товар/услуга) у меня тут стоит "Курс МК Хочет"
Здесь после переписки/разговора с потенциальным клиентом вы оставите пометку, чем именно заинтересовался заказчик. Вам обязательно нужно иметь товар локомотив, который нужен для 90%-100% вашей целевой аудитории.
7. Вы порекомендуете нас своим друзьям и знакомым (1-10)
Сейчас этот столбец не использую, полезен, когда обзванивается база и когда это делает наёмный специалист, а вам нужно знать результаты его обзвона.
8. Подробности.
ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ важный столбец - о чём вы договорились с покупателем.
Например с 1-15 мая уедут из ЕКБ, а в Июле возьмут 2 раза в неделю.
9. Дата занятия/Первого занятия в курсе/МК (Мастер-Классе)
10. День/недели
Указывается для того, чтобы не забыть в какие дни недели будет заниматься ученик.
11. Время занятия/ Перв зан в курсе/МК
Указывается, в какое время будет заниматься ученик, указываем в гугл таблице. т.к. есть вероятность, что сначала, пообщавшись вживую с одним клиентом (учеником), далее с другим в Whatsapp, с третьим в Email, вы вечером выключите компьютер, а завтра утром или днём, смотря во сколько вы начинаете работать, откроете компьютер и не вспомните с кем и на что (и как и что) вы договорились... По крайней мере у меня так.
12. Дата договорённой оплаты
На какую дату вы с покупателем договорились об оплате.
13. Сумма договорённой оплаты
То на какую сумму вы договорились об оплате.
14. Дата факт оплаты
Дата фактической оплаты, сейчас не использую или использую редко, т.к. перевели большинство учеников на помесячную оплату, что очень удобно.
15. Примечание
16. Менеджер ФИО
(Фамилия Имя продавца, нужно лишь в том случае если работает более одного продавца).
17. Для Учителя
(У вас это может быть исполнитель, мастер и т.д., заполняется если более одного исполнителя в бизнесе).
III. ОПЛАТЫ УЧЕНИКОВ.
(У вас вместо учеников может стоять Клиентов)
1. Дата и день недели
2. Фамилия клиента
3. Имя
4. Отчество
5. Услуга
6. Оплата с талоном скидкой (с платёжной системой)
7. Оплачено руб.
(То,, сколько оплатил клиент продавцу по факту, и вообще эта таблица фактическая. По ней очень удобно восстанавливать информацию. Смотреть: кто, что и когда покупал) и на какую сумму. Удобно проводить аналитику из года в год, из месяца в месяц, вычислять самых ценных клиентов (которые платят больше всего).
8. Примечания
(тут указываются небольшие детали оплаты, например, с какого по какое оплата действует, если это месяц обучения). Или рассрочка, первая часть из суммы __ / вторая часть из суммы __.
9. Талон скидка дали в Jotto (тут коротко ваша организация)
10. Талон скидка вернули клиенты
(сейчас мы это не используем, некоторые бизнесы это сейчас делают, что-то типа КэшБэк)
11. Препод. (у вас тут может стоять исполнитель)
12. Продавец
Для удобства повторяющиеся вещи копируем и вставляем, можно строками, если продажа повторяется. Если продажа новая, то можно протянуть исполнителя, продавца и день недели.
Как протягивать посмотрите видео на ютюбе, у гугл таблиц и экселя в этом много похожего, если не сказать одинаково.
IV. УПРАВЛЕНИЕ ПРОДАЖАМИ.
В таблице 2 вкладки.
A. Неделя:
1. Месяц и год
В формате МЕС.ГОД (03.2019)
2. Неделя
( 1-7 или 8-14 или 15-21 или 22-28 или далее переходя на новый месяц 29-5 или 6-12 и т. д.)
3. Отчёт
Фактически, на какую сумму напродано в эту неделю, удобно выделять в "ОПЛАТА УЧЕНИКОВ (КЛИЕНТОВ)" и за период, и в нижнем подменю видно сумму, её запоминаем и впечатываем сюда.
4. % от 100%плана
Здесь работает формула
(отчёт за неделю * 100)/Прогноз
5. Прогноз
6. Мин. (Минимальный)
7. Средн. (Средний)
8. Мах. (Максимальный)
Прогнозы делаются на основании опыта продавца, то на какие суммы он может продавать в единицу времени.
B. Месяц:
Аналогичная табличка, что и по неделям, но нет столбика "Неделя".
Планировать продажи нужно на три месяца там где месяц, и на 3 месяца там где недели, постоянно следя за цифрами и заполняя их, тем самым вы организуете себя на продажи.
Минимальный план лучше не занижать, а максимальный не завышать. Одно время я сильно завышал план по продажам, и когда не выполнял его,, то очень расстраивался, и даже появлялась апатия, гнев на себя и фрустрация.
V. ГУГЛ КАЛЕНДАРЬ.
В гугл календаре очень удобно управлять своим временем, или временем того, кого ты продюсируешь, ещё часто его используют менеджеры фотостудий для управления временем сдачи в аренду помещения. У нас с Катей это время её преподавания и моего пребывания в классе как продюсера — продавца курсов. Раньше в 2013-2014 году я использовал для организации времени и тайм-менеджмента Word (табличка), принтер и бумагу А4 формата, но эта система очень неэффективна и если пересчитать на год, то довольно затратна, особенно для начинающего бизнеса, когда каждый рубль на счету и каждая минута.
Как пользоваться?
Выставляется ранжирование по неделе. Перед вами открывается неделя по дням. Если вы кого-то продюсируете, то вставляете туда его рабочие часы — интервалы времени... Чтобы было быстрее, копируете его имя и фамилию в буфер обмена(Ctrl+C) и каждый раз в новом созданном времени нажимаете правой кнопкой и выбираете вставить или (Ctrl+V). Далее кликом левой кнопки мыши по временному интервалу входите в него и в разделе ПРИМЕЧАНИЯ вставляете то, что требуется (например учеников для учителя). Я видел,, что менеджеры фотостудий туда заносят клиентов, которые заказали фотосъёмку или аренду фотостудии.
Поэтому вот ссылка: www.calendar.google.com
Также есть очень удобное приложение гугл календарь, при регистрации через смартфон на андроиде. Заходите со смартфона в Play Маркет >(Пишите в строке поиска) Гугл Календарь > Установить
Вот и Всё. Пользуйтесь. Успешного Вам бизнеса.
Если вам понравилась эта статья, сделайте следующее:
1. Поставьте «лайк».
2. Поделитесь этим постом с друзьями в социальных сетях и своём блоге.
3. И конечно же, оставьте свой комментарий ниже :)